Главная › Новости

Автоматизация малого и среднего бизнеса

Опубликовано: 26.10.2017

Знакомство с Бизнес-online

Автоматизация обработки информации – это применение программных средств и технологий с целью облегчения человеческого труда, вытеснения его ручных форм и повышения производительности. Таким образом, суть автоматизации малого и среднего бизнеса заключается в уменьшении количества операций с данными, выполняющихся вручную . В результате автоматизации производительность труда сотрудников увеличивается, уменьшаются затраты на обработку документов, а также снижается количество ошибок, возникающих из-за влияния “человеческого фактора”. Таким образом, необходимость автоматизации предприятия очевидна.

Основная проблема автоматизации

Основная проблема автоматизации заключается в необходимости учета всех особенностей информационных потоков конкретного предприятия. Сегодня на рынке представлено большое количество типовых продуктов для осуществления автоматизации, например, бухгалтерского учета и некоторых других областей. Однако потребности компаний этим не исчерпываются!

Автоматизация в малом и среднем бизнесе

В процессе автоматизации малому и среднему бизнесу приходится сталкиваться с необходимостью решения самых разнообразных задач. Например, сегодня актуальными являются вопросы, связанные с необходимостью организации документооборота с партнерами или клиентами компании. Эти задачи, несмотря на кажущуюся простоту, сопряжены с необходимостью решения двух важных проблем: совместимости документов и защиты их содержимого.

Universal Document Converter в автоматизации малого и среднего бизнеса

Universal Document Converter – это программа, которая может использоваться как одно из средств автоматизации обработки информации и обмена документами . Она представляет собой виртуальный принтер, с помощью которого можно преобразовать любой документ в PDF или графический файл. Отправляя партнерам и клиентам файлы в одном из этих форматов, компания полностью решает проблему совместимости (файлы PDF открываются на любом компьютере с помощью бесплатного ПО) и защиты содержимого от копирования.

Программа Universal Document Converter оптимальна для автоматизации малого и среднего бизнеса . Для этого в ней реализовано несколько функций: работа по сети на удаленном компьютере, работа на уровне принт-сервера, а так же COM-интерфейс для интеграции в существующую систему документооборота. Поэтому она может успешно использоваться для автоматизации предприятий торговли, автоматизации банковской деятельности, автоматизации ресторанов, автоматизации библиотек и т.д.

Помимо этого программа Universal Document Converter может использоваться и для автоматизации обработки информации на домашних компьютерах. Особенно это актуально для людей, занимающихся на своих ПК профессиональной деятельностью.

Пример автоматизации с использованием Universal Document Converter

Многие компании сталкиваются с необходимостью отправки документов по электронной почте или выкладывания их на свой сайт. Если использовать файлы в том виде, в котором они создаются, то можно столкнуться с проблемой совместимости версий применяемого для их просмотра ПО. Например, в большинстве компаний используются приложения Microsoft Office, в частности, Word и Excel. Однако версии этих программ могут быть разными. И файлы, созданные с помощью Word 2007, могут не открыться в Word 2000.

Другая распространенная проблема – использование редких или нестандартных шрифтов. С одной стороны они придают документам привлекательный внешний вид. Между тем открыть эти файлы на компьютере, на котором отсутствуют используемые шрифты (а таких компьютеров большинство), невозможно.

Оптимальным решением обеих проблем является конвертирование создаваемых документов в формат PDF. В этом случае их можно без каких-либо затруднений открыть и просмотреть в первоначальном виде на любом компьютере. С помощью Universal Document Converter можно автоматизировать процесс конвертирования, сделать его максимально простым и быстрым.