Тайм менеджмент

В последнее время в деловую моду прочно входят большие открытые офисы в стиле «open air» Дословный перевод «open air» с английского –открытый воздух, пространство. Применительно к служебному помещению это означает расположение рабочих мест таким образом, что все сотрудники видят друг друга. Чаще всего этот стиль применяется в частных фирмах, которые арендуют один большой кабинет и рассаживаются всем коллективом, причем рабочее место директора зачастую располагается здесь же, напротив кого-нибудь из менеджеров.

Плюсы от такого расположения рабочих мест находят для себя наиболее активные и общительные сотрудники, экстраверты. Они нуждаются в окружении себя людьми и постоянном общении с ними. А руководитель может контролировать, чем занимаются работники, как часто ходят на перекуры и не опаздывают ли они на работу. В таких офисах, как правило, целыми днями стоит шум: многочисленные телефонные звонки и разговоры, факсы и принтеры, разборки между сотрудниками и переговоры с клиентами… Прочитать статью полностью »

20% входящих e-mail и звонков принесет 80% дохода вашему бизнесу. На протяжении дня вы получаете множество e-mail-ов, отвечаете на массу звонков, но значимость их не одинакова. Если в час вашего «продуктивного времени» звонит важный клиент, конечно, имеет смысл взять трубку. Зато другие абоненты могут подождать. Не такие уж срочные у них дела; эта срочность мнимая. Запишите на свою голосовую почту такое приветствие, которое устроило бы большинство клиентов, — и вас не станут отвлекать в неподходящее время. Игнорируйте восемьдесят процентов абонентов, отвечайте двадцати процентам, и вы добьетесь большей продуктивности, чем хватаясь за трубку при каждом звонке и отрываясь от основной задачи.

20% от числа ваших коллег вас не поймут. Некоторые сотрудники все равно будут мешать, отвлекать и губить ваши планы. У них такой характер, и с этим ничего не поделать. Кроме того, ваш непосредственный начальник и прочие вышестоящие будут требовать к себе особого отношения, хотя многие менеджеры на удивление охотно примут ваши новые правила. Важно лишь правильно преподнести эти правила другим сотрудникам.

Если вам удастся отсечь 80 % от числа всех посетителей, в целом вы все равно выиграете.

80% эффективности совещания — результат 20% его длительности. Как и весь рабочий день, совещания и планерки полны помех, которые убивают время.

Заполняйте ваш рабочий график на 80%, а 20% оставляйте про запас.

Стратегия, которую вы возьмете на вооружение из из этого сайта, будет работать лишь в 80% случаев. На некоторые звонки вам придется отвечать немедленно, некоторых посетителей принимать сразу же. Некоторые совещания, несмотря ни на что, будут длиться дольше запланированного времени, проблемы и кризисы все равно буду возникать, и кое-какие ситуации все равно будут выходить из-под вашего контроля. Помните: ваша цель — избавиться от 80% помех, которые убивают время. Поставив цель избавиться от всех 100%, вы рискуете быть разочарованным, поскольку кое-что от вас все же ускользнет. Стремитесь к высшему качеству, но не к идеалу.

Друзья, хочу поделиться своим способом организации рабочего времени для программистов. Я работаю разработчиком, поэтому у меня есть несколько типов заданий:

1. Разработка нового функционала;
2. Доработка предыдущих проектов;
3. Исправление ошибок, которые были найдены тестировщиком;
4. Изучение чего-то нового, что понадобится в ходе реализации проекта;
5. Коммуникация с другими разработчиками.

Приоритет разбросан следующим образом для пунктов: 1, 3, 2, 5, 4.

А теперь представим, что вам выдали часть проекта. Для упрощения оценки времени на выполнение задания – разбиваем на мелкие подсистемы, которые можно выполнить в некоторой последовательности.

С теорией разобрались, а теперь собираем боевой комплект: ручку/карандаш + шаблон „ToDo листа“ с сайта автора по имени David Seah (The Emergent Task Planner Form – ссылка на загрузку цветной и чб версии внизу страницы). Распечатываем на принтере…

Распечатанный шаблон состоит из трех частей:

• Левая высокая колонка – наша полоска времени с начала рабочего дня. Я у себя записываю только четные часы (10, 12…), т.к. начинаю работать с 10:00; Обратите на буковки, которые расположены в длинных и коротких калбасках :).
• Правая верхняя – 9 Главных заданий, которые вам нужно выполнить. Записываем в том порядке важности и срочности, который для вас приемлем с учетом сроков выполнения поставленных задач. Справа от названий квадратики – это наше время. 1 квадратик = 0,25 часа = 15 минут. Обратите на буковки. Если Е, то 1 маленькая калбаска в левом столбике, а если С, то средняя калбаска длительностью в 1 час.
• Правая нижняя – область для заметок, который мы делаем во время рабочего дня.

Инструкция по применению:

1. Записываем максимум 9 заданий (которые вы планируете выполнить за рабочий день), мысленно разбивая на более мелкие пункты…
2. Отмечаем черточкой между квадратикам время, в которое вы оценили это задание. (Например после 4 квадратиков черточка – 1 час);
3. В левой части листа записываем парочку пунктов, которые будете выполнять для исполнения 1-го глобального пункта из правой части;
4. Отслеживание исполнения заданий — выполняем и отмечаем. Контроль выполнения – залог успеха. Отмечаем в левой части калбаски разного размера по мере выполнения. А потом в правой части закрашиваем квадратики и анализируем уложились вы в запланированное время и причины, если не успели вовремя;
5. В течение рабочего дня записываем всю важную информацию в нижнюю часть листа. Я использую для записи названия модулей и всякой другой технической информации, которая потребуется в конце для для написания отчета за рабочий день.

PS: Два квадрата в правой колонке – Обед и ужин. Мы ведь может

В предыдущей статье мы рассмотрели вопрос «Как вставать по утрам?», но забыли рассмотреть обратную сторону – когда ложиться спать и что делать перед сном.

Есть мнение, что Перед сном лучше как-то расслабиться. Пролистать баш.орг или сайт с анекдотами. В крайнем случае посмотреть ТВ или почитать книжку не сильно вдумываясь в прочитанное :-) А можно просто обсудить пройденный день с женой/мужем.

Вариант с определение времени отхода ко сну тоже можно считать ошибочным. Каждый день мы устаем по разному. Определив время начала сна в 23:00 мы ведем себя к тому, что в некоторые дни мы будем не достаточно сонные и будем мучиться от отсутствия сна более 5 минут, а иногда будем не в состоянии дождаться этого времени из-за сильной усталости и сонного состояния.

Если вы привыкли ложиться спать в 1:00 или еще позднее, то будет очень не просто привыкнуть к новому расписанию. Привычку тяжело изменить.

Таким образом, что бы вставать рано необходимо приучить себя вставать рано. Ставим будильник на 6:00 и встаем. Ближе к вечеру Вы почувствуете тот момент, когда Ваш организм начнет требовать сна. :-) Идем спать и снова встаем в 6:00 в одно и тоже время.

Сегодня у меня был тако дйнь, когда понадобился срочно органайзер для планирования дел и сохранения всякой разной информации.

Планирование – внести в дерево заданий несколько проектов и к каждому из них добавить по парочке подзаданий.

Всякая информация – добавить к «Родительским» заданиям файлы, что бы потом их не искать и еще в качестве заметок сохраить пароли и другую информацию.

Спросите почему я сохранил пароли не в специальной программе? Мой ответ – для сохранения паролей от сайтов и т.д. использую Roboform. Для долгосрочного хранения паролей от FTP, SSH – программа «Хранитель паролей» (Бесплатная, но с одним неприятным глюком).

Вернемся к нашим баранам, т.е. планировщикам дел и электронным ежедневникам. В ходе разыскных работ было найдено № ПО:

1. WinOrganizer
2. EssentialPIM
3. do-Organizer
4. MyLife Organized

Основными требования к программе были:

1. Синхронизация с Outlook или Google Calendar;
2. Русский интерфейс;
3. Ведение списка дел;
4. Запись заметок;
5. Ведение списка контактов (ФИО, e-mail, ICQ, телефон);
6. Интерактивная диаграмма ганта;
7. И самое важное – удобный экран «Сегодня».

С русским интерфейсом у многих оказалась проблема, в том числе и у do-Organizer, но плюс этой программы в том, что ее можно установить на замену Outlook-а. Чего в ней только нет, поэтому и требовательна к ресурсам компьютера.

WinOrganizer программа симпотичная, но совсем не удобнобная. Ее если доработать, то будет отличный легкий программный продукт.

Что касается сайтов, то у MyLife Organized самый запоминающийся сайт с ключевой фразой «The Philosophy of Time Management». Респект. Основные плюсы программы: удобная система приоритетов и степеней важности (ползунки, а не списки со словами "важно, не важно и т.д."). Существует версия органайзера для кпк.

И самым вкусным органайзером явился EssentialPIM. Русский интерфейс, никаких лишних кнопок и ненужных функций, но если бы в нее добавили синхронизацию с MySQL БД или любой другой, которая может находиться в сети интернет — была бы конфеткой. EssentialPIM – мой выбор.

Прочитать статью полностью »

Октябрь… Первое октября — хорошая дата, что бы написать еще одну интересную и полезную статью.

Друзья, как часто вы кушаете? 3 раза в день? А сколько времени затрачиваете на приготовление еды? Вам готовит ваша девушка или жена? Одно только мытье посуды занимает как минимум минут 20-30(!). Надо срочно прекратить это безобразие!

А теперь список правил, которые позволят сократить время на приготовление, поедание и уборку после еды:

1. Используйте посудомоечную машину. Как только у вас появится грязная тарелка или сковородка — уберите ее сразу в посудомойку. Не складывайте грязную посуду в раковине(!). Включите отложенный запуск посудомойки на 2-3 часа, что бы она автоматически запустилась.
2. В микроволновке очень удобно размораживать продукты, если вы заранее изучили инструкцию. К моей микроволновке идет инструкция в комплекте, в которой написано что 1 кг мяса нужно размораживать 8 минут на 180 ватт и потом 15-20 минут на 90 ватт. Для автоматизации этого процесса есть специальная функция, которая сохраняет последовательность мощностей и продолжительность.
3. Духовка с*ка горячая :-) В ней есть встроенный таймер, который поможет не пропустить тот момент, когда еда уже готова, о еще не сгорела и не высохла :-)
4. Пароварка очень удобная! Заливаете емкость с водой, загружаете в лоток овощи, рыбу, мясо и устанавливаете время завершения приготовления. Приходите домой на обед или вечером на ужин, а все уже приготовилось и ждет вас. Основной минус пароварки — много лотков нужно складывать в посудомойку (1 поддон + 1 решетка для продуктов).
5. Варочная плита! Она позволяет отключать по таймеру все или одну конкретную рабочую поверхность. А еще, в ней есть просто таймер. Его можно включать, что бы не забыть выйти из дома на работу. :-)
6. Если замораживаете курицу или любое другое мясо, то лучше заранее его помойте, нарежьте, что бы потом его достать, разморозить и приготовить.
7. Замороженные овощи! Они уже порезаны и готовы к употреблению, если разогреть или потушить :-)

Совет дня:

Ставьте задержку запуска посудомойки на то время, что бы посуда мылась после 23:00. После этого времени действует льготный тариф на электроэнергию.

В начале августа я нашел очень интересный пост «Форумам — нет!», суть которого вот в чем: перестать писать на Интернет форумах и без особой необходимости не заходить на них. Исключением конечно можно считать ру-борд, который нужен ради ссылок на программы.

 Loading ...

Сейчас 25 сентября 2007 года. Прошло почти 2 месяца – результат есть. Время, которое я использовал на чтение форумов перешло на ведение блогов, которые приносят доход не очень большой, но приносят.
На форумах я не стал останавливаться. Решил пойти дальше.

Почта и ЖЖ (LiveJournal)
Раньше, я всегда держал открытой вкладку с почтой Gmail, а теперь открываю ее всего 2-3 раза в день и после прочтения всей почты закрываю. ЖЖ читаю раз в 2 дня. Если оставить открытыми сайты, то Вы сами не замечая этого будете открывать их и обновлять. Закройте сайты и перейдите на RSS Reader от Google. А вот насчет того, когда и как долго читать RSS я расскажу в одной из следующих статей.

Друзья, а на чем еще можно повысить свою эффективность?

Подсказка дня: Перед тем как начать выполнять работу на компьютере — закройте все лишние сайты, ICQ, все лишние программы и приберитесь на столе. Сбегайте за чашкой кофе или чая + конфетой :)

PS: Если у вас есть идеи по поводу альтернативных ответов к голосования – я готов вас выслушать в комментариях.

Советую прочитать книгу:
Н. А. Еремеева. 100 игр и упражнений для бизнес-тренингов

Друзья, если вы думаете, что оптимизация личного времени нужна только на рабочем месте, то вы ошибаетесь. Хочу вам дать пару советов, которые нужно соблюдать, что бы доехать до работу вовремя на собственном автомобиле:
Прочитать статью полностью »