Тайм менеджмент

Кроме внешних пожирателей времени существуют и внутренние, которые съедают ваше время изнутри: ваши черты характера и личные качества, вызывающие простои в работе, а в результате стресс и осознавание того, что ничего не успеваете. Избавляться от них нужно, но это будет более проблематично, чем избавление от внешних убийц. Внутренние помехи являются частью нашей жизни и от привычек очень тяжело избавляться.

Среди внутренних помех можно отметить:

1. неумение отказывать и говорить НЕТ;
2. привычка хвататься за все и сразу;
3. не верная оценка сроков и объемов работ;
4. желание всегда быть полезным и помогать всем;
5. природная медлительность;
6. отсутвие привычки вести записи;
7. излишняя общительность;
8. нежелание устанавливать dead line для задания/работы;
9. привычка приступать к работе не обеспечив себя всем необходимым;
10. не умение расставлять приоритеты;
11. привычка каждые 5-10 минут проверять почту (блоги, форумы, RSS) или другую информацию на сайте;
12. Однокласники.ру и Вконтакте.ру (и до. социальные сети)
13. недостаток отдыха (постоянное сонное-выжатое состояние);
14. привычка полностью полагаться на память;
15. природная рассеянность;
16. привычка откладывать ежедневные дела на конец дня;
17. не умение следить за выполнение проекта;
18. привычка курить.

Внушительный список получился, не правда ли? Многие наши поступки обусловлены нормами поведения в обществе. Если к нам подошел коллега поболтать не по делу, то прервать его и отправить работать – считается не вежливым и нам приходится выслушивать его.

Подобные события не учитываются нами как часть рабочего процесса. Но, давайте представим, сколько времени уходит на то, чтобы пойти и налить горячей воды в чашку из куллера или прогуляться до канцеляции за пачкой бумаги, которая закончилась. Минута за минутой расходуется время и деть перетекает в вечер.

Можем ли мы избавиться от убийц времени? Можем и должны, но для начала нужно осознать, что они существуют и насколько они сильны. Только понимание того, сколько времени отнимают внешние и внутренние помехи, поможет достичь наилучшей эффективности.

Сейчас не буду Вас грузить всякими умными словечками, а просто расскажу как более эффективно переписываться по E-mail.

Стандартный заголовок письма очень часто бывает подобный такому:

Нужно исправить ошибку

А в ответ ваша программа изменит на:

RE: Нужно исправить ошибку

Такая форма темы не очень удобна для переписки и не несет смысловой нагрузки. Во первых собеседнику не понятно, что я ответил на его сообщение, не прочитав текст самого письма. Во вторых очень сложно найти нужное письмо среди одинаковых заголовков. Поэтому было бы логично изменить тему письма на один из следующих вариантов:

RE: Нужно исправить ошибку — исправлю в течение 3-5-х часов

RE: Нужно исправить ошибку — исправил

RE: Нужно исправить ошибку — поставил в очередь

RE: Нужно исправить ошибку — перепоручите другому

Коротко и ясно. А вы данный способ переписки используете? Поделитесь своими хитростями? :-)

Помехи извне — это плоды нашего рабочего окружения; события, отвлекающие внимание и лишающие контроля над временем. Эти убийцы времени бывают следующими:

• задержки при выходе из дому (Ключи забывали дома?);
• задержки в дороге (Очередь на маршрутку);
• болтовня с коллегами (типа коммуникация);
• неполадки с компьютером и доступом в Интернет;
• электронная почта (спам);
• совещания;
• поиск папок, ручек и т. д. (поиск чашки для кофе);
• телефонные звонки;
• курсы повышения квалификации;
• посетители;
• прослушивание сообщений голосовой почты.

А какие у вас есть убийцы времени, которые я упустил и не добавил в список? Как вы боритесь с ними?